如何开会不添堵:消除拖延、误解与对抗
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(啊,好困……)

第二天,葵在午后温暖怡人的阳光下接受了例会的“洗礼”。

这里是葵在职的日本网络合作(NNP)公司总部大楼的第20层,维护部门的会议室。葵面前是一个劲儿朗读文件的水口科长,以及一群老老实实听讲的科员。

水口是客户服务科(客服科)的科长。在大型IT企业排行榜上占据一席之地的NNP公司里,客服科负责应对客户企业的咨询,处理在初期阶段产生的纠纷。除了负责接听电话的客服中心以外,客服科还拥有一支技术团队。这支与客服中心相互合作的团队具备丰富的专业技术知识和技能,可以应对必要的专业咨询。另外,客服科还拥有一支策划团队,该团队负责设计和制作新签维护合同中对应的新服务内容。

整个部门会在每周一次的例会上一起讨论客户的咨询内容。技术团队的幸田和策划团队的片泽一直是参加会议的固定成员,这次入职第两年、就职于策划团队的葵也加入了进来。当水口对葵说“下周起你也来参加例会吧”的时候,葵开心地想:“我的实力也终于得到认可了吗?”然而亲自参加了会议后,葵才发现,这里果然如传言所说,真是个折磨人的苦楚之地。

“下一件咨询发生在2015年6月12日12时12分,咨询人是A公司的系统负责人,问题是‘无法播放通话录音的音频文件’。话务员按照手册排查了故障,确认是客户操作失误,该问题已解决。下一件是……”水口滔滔不绝地念着资料。

在狭窄的会议室里,除了水口还有7名成员依次而坐。这是一个再平常不过的会议室——室内只有大型显示器、会议桌和椅子。NNP公司的总部大楼位于东京市中心的繁华地段,从窗户望出去可以看到东京晴空塔。葵强忍睡意,呆呆地望着窗外。

(水口科长还要念多久啊……好困呀。晴空塔真高啊……)

葵一直想着跟会议完全不沾边的事,和睡意纠缠争斗。在这期间,水口也在一直念资料。

“这件咨询我们现在正在处理吧?对了,这事儿怎么样了,幸田?”

“啊?啊,是、是。这个嘛……”幸田开始回答。

(呀!片泽前辈居然已经睡着了?!万一被科长发现,是要挨批评的呀!不过我也好想睡觉,原来昨天他们说的就是这种感觉啊。)

水口提问,幸田回答,水口再提问,幸田再回答……会议室里只有这两个人在持续讨论,仔细一看,别的成员似乎都在用自己的笔记本或笔记本电脑做着和会议无关的事情。这就是所谓的会议消遣吗?葵这样想着,又想起了昨天爸爸跟自己说的话。

(一辈子要花在开会上的时间吗?我来算算看好了。)

今年是片泽进公司的第7年,包括例会在内,他每周大概要开三次会。而今年是幸田进公司的第15年,他基本每天都要开会。水口科长更是不用说,他一天到晚都在开会。可见职务层级越高,开会的次数也就越多。

(嗯,大概算一下的话……)

葵翻开笔记本,在上面迅速地写下算式。

假设1年算作50周。从进公司起到第10年,每周开3次会,每次开2小时,那么10年就要开3000小时。从第10年到第20年,每周开5次会,每次开2小时,那么10年就要开5000个小时。从第20年到第30年,进入决策层之后,每周开5次会,每次开8小时,那么10年就要开2万个小时。

(开会竟然要花掉大约3万个小时?!虽然曾听说人这一辈子要劳动7.5万个小时,但没想到白领生涯的四成竟然都是在开会?我还必须要忍受这样漫长的时间,这种令人昏昏欲睡的会议?!)

葵忽然感到一阵头晕。这时水口终于说道:

“那么,今天的例会就到这里,还有什么问题吗?”

水口等待了片刻,只见7名成员都低着头,一言不发。

“那么下周也是这个时间开会,大家辛苦了。”水口话刚说完,大家就像洪水决堤般拥出了会议室。葵也飞快地走到会议室外,做了一次大大的深呼吸。

“呼——外面真凉快,空气真新鲜!片泽前辈,你刚才睡着了吧?”

葵笑嘻嘻地向和她一起走出会议室的片泽搭话道。自从葵入职以来,片泽作为她的前辈就一直很照顾她。

“啊,被你发现了?怎么样,会议跟我昨天说的一样吧?话说这些事情用邮件共享一下不就好了吗?非要在这么闷热的会议室里开会,唉,累死了!”

“你还好意思说累!前辈你不是一直都在睡觉吗?!”

“确实!不过我讨厌把时间浪费在没用的事情上,光是想到浪费时间我就觉得很累了。唉,总之会是开完了,该回去工作了。你还有一堆事要做吧?今天浪费了一个半小时,得加把劲儿呀!”

“好!”葵顺口答应了一句,说完却感觉有点不对劲儿。

(回去工作……也就是说,开会不是工作喽?感觉跟一年前自己对会议的印象完全不一样啊。)

现在距离葵结束新员工培训、被分配到现在部门的时间正好一年。NNP公司的大楼建在能清楚地看见晴空塔的繁华地段上,高达25层。公司主营互联网和电话线路等网络相关的生意,今年已经是公司成立的第50年。网络的架构和更新需求稳定,公司的业务也很稳定,是大家公认的一流企业。

直到分配之前,葵的内心一直都十分激动——自己会在一流企业从事怎样的工作呢?会遇到什么样的优秀前辈呢?

(可是,想象和现实的差距好大呀。)

在参加了例会后,葵的这种想法愈发强烈了。水口科长只是平淡无味地念着客户的咨询内容,其他成员基本不发言。这跟葵在电视剧里看到的那种能“决定某事”的会议,以及大家在会上踊跃发表意见的会议完全不一样。

葵和片泽回到自己的座位,正要开始下一项工作的时候,耳边突然传来水口科长的声音。

“片泽,刚才决定的事情就麻烦你了。”

片泽一侧的眉毛突然向上抬了一下,惊奇地问道:

“啊?您说什么来着?”

“喂,又走神了?大家在会议上定好的事情,你根本就没听吧?刚刚开会我们不是定好了吗?要联络营业部门一起商讨怎么解决B公司那边的咨询问题。这件事情就麻烦你了。”

“啊、啊,我明白了,我这就去办。”

“那就拜托了,唉。”

水口科长摇晃着高大的身躯,回到了自己的座位上。然而片泽却有些不情愿了。

“决定了的事情怎么不说清楚啊!真是的!”

葵在旁边听到了两人的全部对话。她心想:“花了那么多时间开会,居然没人知道在会议上到底决定了什么。确实像片泽前辈说的那样,这完全就是在浪费时间。一流企业的会议,竟然也不过如此。”

葵的这些心里话有一半是说给自己听的。此时,葵开始处理在开会期间积攒的邮件了。