爸爸的讲座——改变拖沓的会议

几天前，在食堂发生“硬邦邦的炸鸡事件”后，葵主动找爸爸谈话了。

“想把会议按时开完？能啊，这很简单。”葵的爸爸爽快地回答道。

“欸？真的能办到吗？”

晚餐后的悠闲时光，两人坐在餐桌前，爸爸喝着啤酒，葵坐在爸爸身边。

“差不多也可以进行下一步了。来，笔记本，笔记本……”爸爸从包里拿出笔记本，认真地看向葵。一旦说到工作，爸爸的眼神就不一样了。

“话说回来，你觉得为什么会议会开得拖沓？大家应该都想早点开完，不是吗？这很奇怪吧？”

“嗯，确实。我说不好，不过我觉得，大家其实有时候根本不清楚想讨论什么，经常在讨论的过程中扯到无关的话题上去，有时感觉话题已经完全跑偏了。不过即使是这样，大家也搞不清楚正在讨论的到底是无关的还是必要的。可能也正因为这样才会花掉很长的时间吧。”

爸爸在笔记本上写下了几点：“无法按时开完会”“无关的话题很多”“话题跑偏”“无法判断是应该讨论的话题，还是无关紧要的话题”。

“原来是这样呀。那么，为什么大家会不知道正在讨论的是‘应该讨论的话题’，还是‘无关紧要的话题’呢？”

“嗯……应该是不清楚开会的目的吧。”

“没错。这不是挺聪明的嘛。市面上教人怎么开会的书基本都会在第一页写上‘要明确会议目的’这一条。”

“这我也看到过，可是……”

“你是不是想说：‘可是，我不敢问为什么要开这场会呀。我又不是爸爸你’？”

“对！爸你怎么知道的？！我要是问这个，如果发言肯定会被人数落：‘你是不是傻？’”

爸爸看到葵嘟起了嘴，微笑道：

“是呀。每本书中都强调了明确会议目的的重要性，然而实际确认起来却非常难。而且，新人也不可能用一副了不起的样子说‘请让我确认一下咱们开会的目的’。别人肯定会说‘目的就是讨论！’‘目的就是共享信息！’‘你连这都不明白？！’”

“我好像已经想象到大家朝我发火的样子了……那我该怎么办呢？”

葵的表情仿佛在说：“快告诉人家怎么办嘛。”

爸爸轻轻地叹了口气，说道：“只要问‘怎样才算开完会？’就行了。”

“怎样才算开完会？”

“对。拿你们那个例会来说，就是要达到怎样的目的才算开完会了呢？”

“嗯，这个嘛……”葵闭上眼思考着，“我觉得，‘一旦确定好谁来负责处理、怎样处理那些需要事后处理的咨询事件’，会就开完了。”

听了葵的回答，爸爸用力点了点头，在笔记本上做着笔记。

“那么这就是会议结束的条件。一旦达到‘确定好处理方法和负责人’这个目的，会就算开完了。如果一开始就能让大家达成这个共识，大家就会把精力集中在讨论怎么决定处理方法和负责人这一点上，因为大家都想快点开完会。”

“原来是这样啊，嗯，我有点明白了。为了达到‘确定好处理方法和负责人’这个目的，只要针对那些‘需要讨论出处理方法的问题’进行讨论就行了。我们可能总是在无关紧要的问题上花费了太多时间。”

“就是这样。如果所有人始终都能记着那几条能让会议早点结束的条件，那么大家的方向自然就一致了。反过来，如果会议的结束条件不明确，那么大家就不知道该讨论什么问题、该讨论多久，所以想说什么就说什么，话题也会越说越广。事实上，‘与会议的核心内容明显无关的话题’非常少，通往其他话题的脉络线随处可见。因此，如果不去明确并时刻强调会议的结束条件，大家也就察觉不到话题已经跑偏了。”

确实如此。葵回忆了一下开会时的景象。大多数情况下，水口科长都会在向幸田和片泽提问时牵扯出一大堆自己在意的问题。水口科长是管理者，这样做也无可厚非。不过，就算这些问题很重要也没必要在大家开例会的时候说，只要之后再和幸田或者片泽一对一地讨论就行了。

就在葵思考的这段时间，爸爸又在笔记本上补了几句。

“出现下面这几种情况的话，我们就可以认为会议的结束条件是不明确的。例如，在会议刚开始就以‘关于 ×××，我想听听大家的意见，有人想发表意见吗’或是‘我就 ××× 问题来说明一下，首先……’等句式开头的情况。”

葵探头看着笔记本苦笑着说：“我们公司的会议基本都是这么开始的。”

“嗯，要是说‘听听大家关于××× 的意见’，那样大家就会完全搞不清楚会议的结束条件了，因为没人知道要把意见提到哪种程度才算开完会。是要提几个意见作为参考就行呢，还是把所有能想到的意见都提出来呢？或者是大家先踊跃提议，然后再从其中选出几个比较有用的才算完呢？”

“确实，这么一说的确是这么回事。我之前完全没意识到。”

“要做的其实只是确认一下而已，这不难吧？‘不好意思，是不是达到 ××× 目的后会议就结束了？那我会为此集中精力的’——只要这么说就行了。”

爸爸放下笔看着葵。

“到底难还是不难我不清楚，不过我明白要干什么了。”葵小声地嘟囔着，抬头望向爸爸，“我好像遇到过类似的事。爸你还记得吗？我原来不是参加过合唱团吗？”

葵上初中时曾经担任过学校合唱团的团长。学校的合唱团非常有实力，葵也很积极地参加练习。葵还记得她甚至在休息日也去参加过社团活动。

“当时某地有两所学校的合唱团的实力都非常强。其中一方的合唱团表演起来就像精密的仪器一样，而另一方的合唱团的唱功虽然没那么精湛，但唱起歌来却好听而又莫名地感人。我当时非常想知道那所学校的合唱团是怎么把歌唱得那么感人的，于是我就去那所学校做了一次实地考察。”

“哦？”爸爸对这个话题很感兴趣，靠了过来，“我女儿居然会行动如此果断！挺棒呀！”

“嗯？当时我不是跟你讲过这事儿吗？”妈妈洗着盘子，露出一脸无奈，“你这个人啊，你就只记得自己的事。”

“啊，这样啊……”看来就连爸爸也说不过妈妈。

葵听着两人的对话，不禁露出了微笑，接着说道：

“然后啊我发现，一般的合唱团都会让大家先练习调整音程，而那支歌声动人的合唱团却会先让团员们画画。”

“画画？这不是和音乐没什么关系吗？”

“爸你也这么觉得吧？我当时也吓了一跳。他们说，大家会先根据歌词来画画。比如说歌词里有‘蓝天’，那么这片蓝天具体是什么样的蓝天呢？是深蓝还是清透纯净的蓝？大家会互相商量着画画。也就是说，他们会先把这首歌表现的情景在所有人的脑海中统一起来，然后再练习唱歌，不然大家对合唱的把握就会出现偏差了。”

“原来如此，这和开会的道理确实是一样的，要让目的一致啊。”爸爸感慨道，“话说回来，葵你那时居然这么积极呀！”

妈妈边给爸爸递上第二杯啤酒边插嘴说：“当时你也是这么说的，看来你是真的不记得了。”

“哦，我怎么能把这事儿给忘了呢！不过的确挺有意思的。合唱和开会的道理都一样，关键在于要在认识上形成共同目标。仅此而已，之后大家就会各自向着目标前进。这就是引导的思路。”

爸爸略显兴奋地喝了一大口啤酒。

“那么，为了大家都能朝同一个目标冲刺，还有一件事很重要，那就是确认会议所需的时长。”

“会议时长肯定是一小时呀。虽说平常都会花上1.5到2倍的时间。”

“不，我说的不是这个时长。一小时的会议是由好几个议题构成的，对吧？我说的是这些议题各自花费的时间。你们的议题现在是什么情况？”

“这样啊，例会的议题大概是这样……”

葵在爸爸的笔记本上写下了几行字。

•确认咨询清单。

•确定需要事后处理的问题。

•讨论事后的处理方法。

“原来如此。你觉得在每个议题上分别花多长时间比较理想？”

“嗯，很难估计啊，不过大概是这样的吧。”

葵试着标上了数字。

•确认咨询清单——5分钟。

•确定需要事后处理的问题——15分钟。

•讨论事后的处理方法——40分钟。

“很好。你只要在会议一开始首先确认这部分内容就行。如果时间明显不够，那么就在讨论之前先让大家商量一下该怎么办。是延长会议时间，还是改变会议流程；是改天再说，还是回去再讨论。解决的办法，还是能想出很多的，对吧？”

葵微微地皱起了眉头。

“爸，我不太明白，这么做能改善什么呢？到头来会议不还是会拖延很长时间吗？”

“问得好。你听说过‘最后通牒效应’吗？一旦敲定了截止时间，人就会下意识地赶在截止时间之前把事情做完。这是一个很著名的心理学效应。”

“好像听说过。据说减肥什么的也是，一旦敲定了期限就容易见效。”

爸爸满意地点了点头。“一旦把每个议题的时长都分配好，截止时间也就细分好了。这样一来，大家就会下意识地赶在截止时间之前把事情讨论完，效率也就提高了。如果可以的话，尽量在开会期间告诉大家‘还剩几分钟’，这样做能使效果翻倍。还剩1小时，还剩30分钟，还剩15分钟，还剩10分钟，还剩5分钟——像这样宣布还剩多长时间就行了。”

爸爸的笔记本上又多了几行字。

“这样做还有一个好处，那就是能不断地改善会议情况。预计要花15分钟，结果却花了30分钟，究竟是哪里做得不好呢？是会议流程不合理，时间预估失误，还是合作制度有问题？如果不能明确预定时间和实际花费的时间，我们甚至都没法回过头去反省会议的好坏与对错。当然，这样一来会议的效率也就不可能提高了。”葵的爸爸似乎越来越兴奋，语速也跟着快了起来。

“这种情况在制造业领域是根本无法想象的——‘不知道今天一天该做多少个，总之我就先做做看吧。呼……做好了、做好了！总觉得今天花费了不少时间，算了，不管啦！明天也这么做吧！’在制造业领域中是不可能存在这种情况的。也就是白领的工作方式才会……”

“啊，我知道了、知道了。”爸爸一旦打开了话匣子，葵就拦不住了。

（你这才叫话题跑偏吧！）葵一边这样想着，一边反驳道：

“不过，打断大家的讨论来确认时间这种事，我可做不出来。”

“没必要打断讨论啊，你自言自语就行。”

“这样就行？”

“提醒一下大家就可以。只要让大家意识到‘还剩十分钟了’就够了。总之，你下次开会先这样试试看吧。”

爸爸将剩下的啤酒一饮而尽。

——葵一口气转述完后，深深地喘了口气，说：“大概就是这样。”

“原来如此，是这么回事啊！”听到葵的“揭秘”后，片泽抱着胳膊低声感叹道。在亲身感受到会议的实质性改善后再听揭秘内容，说服力也变得更强了。

葵停了停，试着询问二人：“你们觉得实际效果如何？”

“哎呀，超棒的！让人能清晰地感觉到时间节奏！”

片泽夸张地摆出一个“倒地”的姿势，说道：“西田前辈，你这感想也太随便了吧！”

“那片泽你呢？你肯定有什么一针见血的言论吧？”

“嗯，我感觉关键在于，在会议一开始的时候，脑子里就要有时间分配的概念。之前我根本没考虑过时间分配的问题，所以当时被问到‘要花多久’的时候，我没能马上回答上来。”片泽凝视着天空，挤出几句话。

“哎呀，瞧你正经的！不过确实如此呀。”

“虽然我没资格说这种话，不过没考虑过时间分配确实是个大问题。我觉得这次也是因为我们考虑了时间分配，才下意识地想要把时间控制在限定范围内。之前我都是随便写写议题，下次我打算配合议题，好好考虑一下时间分配的问题，反正也花不了多少时间。”

片泽的话很发人深省。葵听了他的一番话，感觉自己对爸爸所传授的内容，理解得更深刻了一些。

“这么说来，我们平时都是在还没弄清要花多长时间讨论什么内容的时候，就已经含含糊糊地讨论了半天。大家在开会时也常会有这样的想法吧，比如‘这件事情用得着讨论这么久吗？’”

听完葵的话，西田用力点了点头，说：“确实是这样啊，我也经常纳闷，一个问题究竟要讨论到什么程度才算结束！”

“那您应该在会上说一下呀！”片泽略带责备地说道，随后又接着说，“而且我也很喜欢确认‘会议结束的条件’这一点。如果能明确‘什么状态下才算开完会’，就会以此为目标，向这种状态去集中，这样也很容易判断会议是否跑题了。因为只要有‘就算再讨论下去，会议也无法达成结束条件’这种想法的时候，就说明会议跑题了。”

“哎呀，片泽你今天怎么这么聪明呀！”

“还真是！”片泽自嘲道，“不过，回想起来，自己还真有点起鸡皮疙瘩的感觉。没想以前会掉到这种不起眼的陷阱中啊。”

片泽挠着头看向葵。

“你爸爸到底是什么人？竟然能教给你这种像魔法一样的东西。”