三、工程咨询信息管理

（一）信息管理概述

咨询企业在长期为客户服务中产生很多成果与文件，如客户资料、产品配方、生产工艺、设计图纸、货源资料、营销方案、财务报告等，往往使咨询企业借以形成竞争优势。这些宝贵资源若管理不善，则不但无法得到有效利用，还会危及咨询企业的竞争地位和安全。

目前，多数咨询企业仍然依靠资料室、图书馆等老手段保存和管理信息，即使使用数据库，能力也很有限。另一方面，一些企业内的某些部门囿于自身利益，不愿意将自己掌握的信息与其他部门共享。落后的信息管理已经严重妨碍了咨询业务的发展，工程咨询单位应当了解信息管理的重要性及紧迫性，迅速改变现状。

信息管理是指将分散、无序、庞杂的数据、信息按照一定规则加以识别、编排，并记载各种信息之间的联系，进而保存、添加、检索、共享和利用。为了使信息管理行之有效，应当建立有效的制度，促使企业内各部门之间共享数据与信息，尽可能地减少因重复收集数据与信息而浪费的资源，增加企业的整体收益。

（二）信息管理任务

信息管理的任务是了解信息使用者的具体需要，对信息进行全面的收集、适当的筛选、正确的分析、恰当的整理和储存，并将适合需要的信息及时、准确、安全地交给各级工程咨询和决策人员。

目前，计算机与互联网等技术的迅速发展，极大地推动了现代信息管理的发展，已经出现了新的信息管理手段，如各种各样的数据库等。咨询企业应当利用先进的信息管理手段，建立适合本企业需要的数据库管理系统，加强对本企业内外信息的全面管理，为本企业咨询业务及时提供全面、准确、最新的信息。

（三）信息管理方法

1.信息管理基本做法

对于数量巨大、种类繁多的数据、信息或其他资料，分类与编目这一基本做法，不仅适用于以往的图书室、图书馆、档案馆、博物馆等，也适用于计算机数据库系统。现在计算机的操作系统，例如微软公司的Windows的文件系统所依据的就是历史悠久的分类与编目原则。

2.信息分类与编目

对于咨询企业掌握的信息，有多种分类与编目方式。例如，按企业管理层次分类编目。大企业，目录第一层按企业总体组织划分，如公司总部、子（分）公司；第二层可按企业各级的职能部门划分，如人力资源部、财务资产部、综合管理部、技术质量部、经营计划部等职能部门和规划部门、设计部门等业务部门；第三层可按各业务部门的行政科室或者项目团队来划分。

分类方法的选择，既要考虑企业拥有的信息内容、形式与性质，也要考虑企业为客户提供咨询服务的方式与特点，或者将两方面结合起来，使各种类别的信息便于查询。例如，公司新闻、企业规章制度、会议纪要等可以归为一类，供一般用户查询。而对于图档，可以按项目名称、时间、业务部门、版本、关键字、文字说明、关联信息等逐层分类。

为了便于企业员工更好地利用企业拥有的信息资源，可以信息地图导航的方式编制目录。信息地图可按照上述分类方法编制，使用户能够快速找到他们需要的信息与资料。

3.检索功能与权限

信息管理系统必须有完善的查询功能，允许使用者以多种方式查询。查询系统应当灵活、具有模糊查询功能，以满足不同人员的查询习惯与偏好。查询结果能够以多种方式显示或交给用户。当然，为了信息的安全，查询系统应当具备权限管理功能。

（四）现代信息管理技术

信息管理人员应确保将必要的原始信息收集齐全，加工成可用信息。还要确保企业内部人员在合适的时间以合适的形式取得并利用。信息管理要确保企业的信息准确、及时、安全，确保满足所有与工程咨询有关的信息要求。

对于非数字信息，可参考图书馆藏书、文献分类与编目规则加以编排，购置相应设施存放此类信息。对于数字信息，可以保存在计算机数据库中并备份。

1.建立数据库管理系统

数据库管理系统是根据数据模型研制的描述、建立和管理数据库的专用软件，一般由数据库语言、数据库管理程序和数据库使用程序三部分组成。

数据库语言主要用于建立数据库、使用数据库和对数据库进行维护。

数据库管理程序是对数据库的运行进行管理、调度和控制的例行程序。

数据库使用程序是对数据进行维护，使其处于运行状态而使用的各种数据库服务程序。数据库管理系统的功能因系统不同而有所差异，一般包括：定义数据库、装入数据库、操作数据库、维护数据库、数据通信等。

数据库管理系统可分为小型和大中型数据库；亦可分为关系数据库、面向对象数据库、工程数据库、多媒体数据库等。关系数据库在一般信息系统中发挥着巨大作用，是面向对象数据库、工程数据库和多媒体数据库的基础。

2.信息安全管理

信息安全一般指信息的完整和用途是否得到了有效保护。信息安全分为信息系统、数据库、个人隐私、商用信息、国家机密的保护等方面。保密技术的缺陷、网络无限制传播、计算机病毒、网上犯罪等都威胁到信息的安全。

企业若不能及时有效地采取措施，信息一旦泄漏会造成不可估量的损失和损害。企业必须防止委托人和自身因泄密而受到损害。良好的信息安全管理可以降低运营风险、保持企业竞争力。保密有多种方式，主要有：

（1）咨询业务当事人事先签订保密协议，并严格执行。

（2）对信息库设置使用权限。一般可根据信息的重要性和敏感程度分为若干密级，为各级信息设置相应的使用权限。横向权限用来控制查询和使用；纵向权限可考虑信息属性和用户两方面，为各种信息设置相应的安全级别。普通知识，如企业文化、常用规章制度等，安全级别较低，可在企业内部充分共享。而诸如合同、经验、涉密图档等，只能在小范围内交流，安全级别要高。各种用户也应设置权限级别，并将其与信息的安全级别对应起来。横向与纵向的保护办法结合起来，构成比较严密、完善的安全体系，既能保证信息得到充分利用，又能减少泄露的机会。