1.2 初识别结构化表达
1. 结构化表达：结构化思维+换位思考
世界上万事万物都是由部分组成的整体，小到原子、分子，大到宇宙，都离不开部分与整体的关系，任何事物都有其结构，都有部分与整体的关系，因此结构即事物各个组成部分之间的有序搭配或排列。
无论是自然界还是人类社会，结构无处不在。同样的部分，组成方式不同，则可能形成截然不同的物质，比如价值不菲、坚硬透明的钻石和价格低廉、柔软细腻的石墨都是由碳原子组成的，结构不同导致性质和功能大相径庭。而在人类社会，结构也同样重要，比如不同的组织结构会导致各个组织效率产生极大差异，不同的家庭结构会造成风格迥异的家庭成长环境。
（1）结构化思维是结构化表达的基础
思维是大脑在感知到各种输入的客观事物的基础上，对获得的信息进行主动加工，形成认识或表达的过程。
结构化思维一词，“结构化”是形容词，根据结构的概念，结构化强调各个组成部分之间的搭配或者排列是有序的，因此结构化思维就是在加工和输出信息的过程中，对信息进行有序搭配或排列的过程。
比如，如果我们看到这样一组数字：1348162440，现在要求我们在20秒内记下这组数字，并把它默写下来。如果缺乏结构化思维，采取强行记忆，这是很困难的，但是如果使用结构化思维，在认识这组数字时对之进行有序排列，就会发现这些数字之间的规律，也就是从第三个数字开始，均为前面数字的加和，比如第三个数字4是前面两个数字1+3的和，第四个数字是前面三个数字1+3+4的和。
由此可见，有了结构化思维，则会使思考、决策和表达更有逻辑，条理更清晰，在使自己迅速理解信息的层次性的同时降低受众的理解成本。
（2）建立在结构化思维基础上的结构化表达
结构化表达是基于结构化思维，厘清事物整体与部分之间关系、换位思考后，进行的简洁、清晰和有信服力的表达，是一种让受众听得明白、记得清楚、产生认同的精益沟通方式。
按照“干什么用+怎么用+用的结果”这一结构对于结构化表达进行定义，可以画出如图1-1所示的图形。
图1-1 结构化表达释义图
结构化表达正是利他思维与讲理思维这两种基本沟通理念的完美结合。
2. 结构化表达：解决职场沟通难题的良药
正如前面四种常见情境所示，由于当代社会中，人们常常需要同时处理许多事情，不停地被各种信息轮番轰炸，不时地被干扰，很容易走神，这样也导致了人们的专注力很容易降低，研究表明，在过去的5年中，人们的平均注意力时长从12秒钟降低到了8秒钟。
特别是管理层更是如此。另一项研究显示，CEO的工作时间大约有85%是同别人一起度过的，其中开会占去60%的工作时间，而剩下25%的时间还要用来打电话和处理公共事务等。
在注意力如此稀缺的时代，我们需要精简和高效的表达。在当今世界，单靠好的想法、题目或预留时间就想获得他人长时间的关注，已经不太可能了。我们更需要在表达技巧上下功夫，用简明扼要、清晰易记的方式传递信息，方能留住听众，而结构化表达则是实现以上沟通目的的利器。
知名的咨询公司麦肯锡公司在结构化思维和表达方面堪称表率。艾森·拉塞尔在所著的《麦肯锡方法》一书中提出，做咨询有三个基本思路：一是以事实为基础，二是以假设为前提，三是严格的结构化，并强调严格的结构化是解决问题的关键。
同样是在麦肯锡工作过的芭芭拉·明托是践行结构化的最佳代表。开始芭芭拉本来被公司派往欧洲向母语为非英语的咨询顾问讲授如何用英语写报告的课程，在多年的培训中，她发现欧洲的咨询顾问在写报告时的主要问题并非是语言方面的障碍，而是和美国本土的咨询顾问一样都很难在写作时做到思维清晰。针对这一现状，她开始致力于探索条理清晰的文章所必备的思维结构，于是总结了一套写作过程中的组织原理，撰写了《金字塔原理》一书，并离开公司开始专业从事商务文书写作方面的培训工作。
《金字塔原理》提倡按照读者的阅读习惯组织信息，由于主要思想总是从次要思想中概括出来的，文章中所有信息的最佳组织结构必定是一个金字塔结构——由一个总的中心思想统领多组思想，如图1-2所示。
图1-2 金字塔结构基本形状
以上金字塔结构是立体的，既有纵向延伸，也有横向发展，而且这两种关系是同时存在的。纵向关系指的就是从上向下的延伸关系和从属关系，下面的内容是根据上面的内容拓展或总结出来的，可以是递进关系、因果关系、时间关系或举例关系。横向关系指的是同一层次之间的并列关系或者递推关系。
结构化表达最大的优点在于能够将所见到的事物有条理地组织在一起，在帮助受众理清楚事物之间逻辑关系的同时，也能够更容易记住这些信息。比如在给别人讲故事的时候，按照结构化表达的要求去讲，先讲主线，然后再去细讲每一条支线，听的人就会一边听一边思考，想知道接下来发生了什么事，但如果我们第一条支线还没有讲完，就跳到第三条支线，然后又跳到第五条支线，就会导致听的人不知所云。