1.4 结构化表达的魅力
案例：从受众的纽扣谈起
麦克有一个关于纽扣加工的创业项目，希望有人给他投资，他找到了多位投资者，向他们陈述自己的项目，然而每一次开始没有多久，对方的脸上就流露出不感兴趣的表情，每次都没有获得成功。
经过结构化表达的培训，麦克改变了自己的讲述方式，不再一开始就说“我有一个关于纽扣加工的项目”，而是改用“您衣袖上的纽扣很漂亮，但我有一个办法让您的纽扣变得独一无二，更突显您的身份”作为开场白。当对方好奇纽扣有什么特点时，他再一层层展开，说明自己的想法是为了给每个人制作独一无二的纽扣，这引起了听众极大的兴趣。
在这里，麦克运用结构化表达的技巧重新组织了演示的结构，将自己的创意与听众的利益挂钩，先引起听众的兴趣，再解释这个创意的具体实施步骤与效果，让项目的陈述易于理解，主要观点深入人心，从而成功说服了听众。
整体而言，当我们习惯运用结构化表达以后，会发现以下三点好处。
1. 有利于沟通双方清晰思考
结构化表达强调框架思维，如SWOT、5W2H等框架简单易用，便于理解和使用。在沟通过程中，基于框架思考和组织信息，有利于传递信息的人在清晰分类的基础上全面考虑问题，避免产生错漏。对于接收信息的一方而言，如果具有结构化思维和表达的习惯，在获取信息时，能够迅速抓住要点和思路，在纷繁芜杂的信息中根据自己的需要厘清中心和层次，提升分析问题的能力和决策力。
案例：用5W2H做一个完美的计划
安妮所在的公司有4个德国客人马上要来中国做访问考查，安妮必须为公司的这4位德国客人做一个接待方案，并做出成本预算，不能高出规定的水平。这4位德国客人周四中午11点到北京，周日下午6点半返回德国，在中国停留三天半。
那么接到这个任务以后，安妮要如何进行思考呢？方案应该包括哪些内容呢？
在这里，如果运用5W2H框架（图1-5）分解问题的构成要素，要讨论的细节就是：
why——为什么要策划这个安排，目的是什么；
what——该策划的内容是什么；
when——客人到达航班和离开航班的具体时间；
where——准备让他们去哪些地方；
who——安排哪些人陪同，哪些人接待；
how——使用哪些交通工具到达要去的地方；
how much——预算是多少。
图1-5 5W2H框架
安妮如果紧扣5W2H来安排行程并撰写接待方案，会发现整个分析过程不但简单、清晰，也不会有遗漏，更不会偏离方向。
再比如，本章第一节“情境2：出差前要准备什么？”案例中，如果当事人李力习惯使用5W2H框架的话，那么领导打电话来布置出差任务时，他完全可以有的放矢地进行提问，以便做出细致的出差准备。
2. 有利于清晰表达
在我们的工作中经常会碰到以下的情况：要向领导汇报工作，手上掌握了很多素材，不知道从哪里开始；领导交代了一个方向，让我们去写一篇报告，可是信息千头万绪，无从下笔……
如果这个时候运用结构化表达，根据情境和领导的意图，先总结出一个结论，也就是金字塔塔尖的核心观点G，再去考虑论证核心观点所需要的支撑A、B、C，随后考虑说明A所需要的论据A1、A2、A3，逐一理清层次，然后组织信息，则可以出色地完成这些工作。
比如本章开篇的“情境1：安排聚会时间”案例中，贝蒂如果用结构化表达的技巧向上级汇报任务完成的情况，可以画出以下结构图（图1-6），如果上级比较忙，则只需要告知结论G；如果上级想知道具体原因，则可以根据下图的信息做进一步汇报。
图1-6 汇报聚会安排的思路图
3. 有利于沟通双方清晰记忆
大脑皮层存储了大量信息，等到需要时，再从中调用相应的内容，越是熟悉和常用的，调用就越快，而如果有结构地进行记忆，即在寻找信息规律并对之进行分类的基础上进行记忆，则这些信息就会被大脑放在熟悉、常用的那些区域内，从而轻而易举地被记住。
比如，看到这样一组数字：13481632，现在要求我们在20秒内记下这组数字，并把它默写下来。如果缺乏结构化思维，采取强行记忆，这是很困难的，但是如果使用结构化思维，在认识这组数字时对之进行有序排列，就会发现这些数字之间的规律，即从第三个数字开始，均为前面数字的加和，比如第三个数字4是前面两个数字1+3的和，第四个数字是前面三个数字1+3+4的和，于是这组数字就能够很快被记住。
在向别人传递信息时，也要注意到沟通漏斗的存在。也就是说，如果所希望表达的信息是100%，讲出的一般只有80%，而且由于各种原因，对方听到的最多只能是60%，能听懂的部分只有40%，而到执行时就只剩下20%了，如图1-7所示。
图1-7 沟通漏斗
沟通漏斗的存在反映了沟通的巨大成本。如果要降低沟通漏斗中的损耗，最好的办法就是一方面使传递信息的人习惯用结构化表达，减少遗漏，与此同时，接收信息的人同样也要具备结构化思维，在接收信息时才不会遗漏，确保双方在同一个频道沟通，如图1-8所示。
图1-8 一对一沟通的关键步骤
事实上，在写作时，如果我们想使自己具有结构化思维和结构化表达的习惯，我们就要善于去提炼和总结主要观点，为论证这些观点提供论据，组织分析，而且应习惯用思维导图或者金字塔结构去展示文章或者报告的内容。
总之，善于使用结构化表达和不善于使用结构化表达，沟通效果具有较大差异，见表1-1。
表1-1 是否使用结构化表达的沟通效果差异
具备结构化思维的习惯，掌握结构化表达的技巧，这是职场人士应有的基本能力。
本章思维导图
