1.2 制作办公行为规范

◇案例概述

员工行为规范是指企业员工应该具有的共同行为特点和工作准则，它带有明显的导向性和约束性。通过倡导和推行，在员工中形成自觉意识，起到规范员工的言行举止和工作习惯的效果。许多企业都根据自身情况编辑了办公行为规范或是贴于显眼位置，或是将其制作成手册发放给员工。本实例就来编辑一份内容已经定稿的员工行为规范，完成后的效果如下图所示。

◇制作思路

在Word中制作“办公行为规范”文档的流程与思路如下所示。

在办公应用的文档中，某些文档可能需要张贴和宣传，为强加文档的视觉效果，在编排文档时有必要对文档内容进行适当的修饰，本例将以编排办公行为规范文档为例，介绍文档修饰的过程。

1.2.1 设置文档格式

在完成文档内容的输入和简单的格式设置后，我们还可以根据排版需要进一步设置文档格式，如为文字和段落添加边框底纹、设置项目符号或编号等。下面设置办公行为规范文档的格式，具体操作方法如下。

第1步：打开“字体”对话框。

打开素材文件夹中提供的“办公行为规范”文件，发现该文档中的基本格式已经设置完成。为使文档标题更加清晰醒目，可增加文章标题文字之间的距离。A选择文档中的标题文本；B单击“开始”选项卡“字体”组右下角的“对话框启动器”按钮，如下图所示。

第2步：设置字符间距。

打开“字体”对话框，A单击“高级”选项卡；B在“间距”下拉列表框中选择“加宽”选项；C在其后的“磅值”数值框中输入“6磅”;D单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步：执行“边框和底纹”命令。

本例还需要为标题文字添加文字边框，强调标题文字。A选择标题文字；B单击“开始”选项卡“段落”组中的“下框线”下拉按钮；C在弹出的下拉菜单中选择“边框和底纹”命令，如下图所示。

第4步：设置边框。

打开“边框和底纹”对话框，单击“边框”选项卡A在“应用于”下拉列表框中选择“段落”选项；B在“设置”栏中选择“阴影”选项；C在“样式”列表框中选择线条样式为“双线”，在“颜色”下拉列表框中选择“深红色”，在“宽度”下拉列表框中设置线条宽度为“1.5磅”;D单击“确定”按钮完成边框设置，如下图所示。

第5步：添加底纹颜色。

A选择要添加底纹的小标题文字；B单击“开始”选项卡“段落”组中的“底纹”下拉按钮；C在弹出的下拉菜单中选择底纹颜色为“深红”，如下图所示。

第6步：执行“边框和底纹”命令。

A选择要添加底纹的段落；B单击“开始”选项卡“段落”组中的“边框”下拉按钮；C在弹出的下拉菜单中选择“边框和底纹”命令，如下图所示。

第7步：设置底纹效果。

打开“边框和底纹”对话框，A单击“底纹”选项卡；B在“应用于”下拉列表框中选择“段落”选项；C在“填充”下拉列表框中选择填充颜色为“红色40%”，在“样式”下拉列表框中选择“浅色上斜线”选项，设置颜色为“红色80%”;D单击“确定”按钮，完成段落底纹设置，如下图所示。

第8步：执行“边框和底纹”命令。

A选择文档中最后一个段落；B单击“开始”选项卡“段落”组中的“边框”下拉按钮；C在弹出的下拉菜单中选择“边框和底纹”命令，如下图所示。

第9步：定义顶部边框样式。

打开“边框和底纹”对话框，A在“设置”栏中选择“自定义”选项；B在“样式”列表框中选择线条样式为“直线”，在“颜色”下拉列表框中选择颜色为红色，在“宽度”下拉列表框中设置线条宽度为“0.5磅”;C单击“预览”栏中的“顶部边线”按钮，如下图所示。

第10步：定义底部边框样式。

A使用相同的方法设置线条样式、颜色及宽度；B单击“预览”栏中的“底部边线”按钮；C单击“确定”按钮，如下图所示。

第11步：打开“段落”对话框。

发现文档中的段落缩进不符合日常使用规范，因此需要为相应的段落设置缩进方式。A同时选择本文档中的第二个和最后一个段落；B单击“开始”选项卡“段落”组右下角的“对话框启动器”按钮，如下图所示。

第12步：设置段落缩进。

打开“段落”对话框后，A在“特殊格式”下拉列表框后的“缩进值”数值框中输入“2字符”;B单击“确定”按钮，如下图所示。

第13步：执行“定义新编号格式”命令。

为使文章内容中的条款更加清晰，可以为条款内容加上编号。A选择要添加编号的段落内容；B单击“开始”选项卡“段落”组中的“编号”下拉按钮；C在弹出的下拉菜单中选择“定义新编号格式”命令，如下图所示。

第14步：添加并设置编号。

打开“定义新编号格式”对话框，A在“编号样式”下拉列表框中选择“一，二，三（简）…”选项；B在“编号格式”文本框中的“一”字前加上文字“第”，在其后输入文字“条”;C单击“确定”按钮完成编号定义，如下图所示。

第15步：应用自定义编号。

在上一步操作结束后，所选段落将应用新定义的编号样式。A选择其他要应用该编号样式的段落；B单击“开始”选项卡“段落”组中的“编号”下拉按钮；C在“编号库”栏中选择新定义的编号样式，如下图所示。

第16步：执行“设置编号值”命令。

A选 择 要 连 续 编 号 的 列 表 内 容；B单击“开始”选项卡“段落”组中的“编号”下拉按钮；C在弹出的下拉菜单中选择“设置编号值”命令，如下图所示。

第17步：设置编号起始数。

打开“起始编号”对话框，A在“值设置为”数值框中设置值为“六”;B单击“确定”按钮，所选段落的起始编号便从第6开始编号了，如下图所示。

至此，文档格式的添加完成。

1.2.2 设置页面格式

要打印张贴文档，通常需要设置纸张格式，同时可以在页面中加入一些修饰，具体操作方法如下。

第1步：执行“其他页面大小”命令。

Word默认使用的纸张大小为A4，而本例需要使用A3大小的纸张打印，所以需要设置纸张大小。A单击“页面布局”选项卡 “页面设置”组中的“纸张大小”按钮；B在弹出的下拉菜单中选择“其他页面大小”命令，如下图所示。

第2步：自定义页面大小。

打开“页面设置”对话框，A在“纸张”选项卡的“纸张大小”下拉列表框中选择“自定义大小”选项；B在“高度”和“宽度”数值框中分别设置纸张的高度和宽度值；C单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步：设置纸张方向。

A单击“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“纸张方向”按钮；B在弹出的下拉列表中选择“横向”选项，如下图所示。

第4步：设置页边距。

A单击“页面设置”组中的“页边距”按钮；B在弹出的下拉菜单中选择“适中”命令，如下图所示。

第5步：确定后查看效果

经过上步操作后，文档所有内容将在一页中完整显示，效果如下图所示。

第6步：选择“填充效果”命令。

A单击“设计”选项卡“页面背景”组中的“页面颜色”按钮；B在弹出的下拉菜单中选择“填充效果”命令，如下图所示。

第7步：设置颜色效果。

打开“填充效果”对话框，A在“渐变”选项卡中选中“双色”单选按钮，并分别设置两种颜色；B在“底纹样式”栏中选中“水平”单选按钮；C选择“变形”组中的第1个选项；D单击“确定”按钮，如下图所示。

第8步：预览打印效果。

经过上步操作后，即可查看设置的页面效果。A单击“文件”选项卡，在弹出的文件菜单中选择“打印”命令，在窗口右侧可预览到打印文档的效果，目前打印预览的效果没有背景颜色；B单击中间栏底部的“页面设置”超级链接，如下图所示。

第9步：设置打印选项。

打开“页面设置”对话框，A单击“纸张”选项卡；B单击“打印选项”按钮，如下图所示。

第10步：设置打印背景色和图像。

打开“Word选项”对话框，A单击“显示”选项卡；B选中“打印选项”栏中的“打印背景色和图像”复选框；C单击“确定”按钮，如下图所示。

第11步：预览效果。

返回“页面设置”对话框中单击“确定”按钮后即可预览更改后的打印效果，如下图所示。

至此，页面格式的设置完成。