2.1 初识Access 2016

Microsoft Office Access是由微软公司发布的关系数据库管理系统。它结合了Microsoft Jet Database Engine和图形用户界面两个特点，是Microsoft Office的系统程序之一。

2.1.1 什么是Access数据库

数据库是一种用于收集和组织信息的工具，可以存储有关人员、产品、订单或其他任何内容的信息。许多数据库刚开始时只是文字处理程序或电子表格中的一个列表。

1. Access 数据库概述

微软公司于1994年推出微机数据库管理系统。它具有界面友好、易学易用、开发简单、接口灵活等特点，是典型的新一代桌面数据库管理系统。其主要特点如下：

□　完善地管理各种数据库对象，具有强大的数据组织、用户管理、安全检查等功能。

□　强大的数据处理功能，在一个工作组级别的网络环境中，使用Access开发的多用户数据库管理系统具有传统的xBASE（dBASE、FoxBASE的统称）数据库系统所无法实现的客户／服务器(Client/Server)结构和相应的数据库安全机制，Access具备了许多先进的大型数据库管理系统所具备的特征，如事务处理／出错回滚能力等。

□　可以方便地生成各种数据对象，利用存储的数据建立窗体和报表，可视性好。

□　作为Office套件的一部分，可以与Office集成，实现无缝连接。

□　能够通过发布数据，实现与Internet的连接。Access主要适用于中小型应用系统，或作为客户／服务器系统中的客户端数据库。

2. Access 数据库用途

Access数据库的用途非常广泛，不仅可以作为个人的RDBMS（关系数据库管理系统）使用，而且可以在中小型企业和大型公司中用来管理大型的数据库。

□　个人的RDBMS。Access是家用计算机中管理个人信息的出色工具，可用于创建一个包含所有家庭成员的姓名、电子邮件、爱好、生日、健康状况等信息的数据库。

□　小型企业中的数据库。在一个小型的企业或者学校中，可以使用Access简单而强大的功能来管理运行业务所需要的数据。

□　大型公司中的数据库。Access在公司环境下的重要功能之一就是能够链接工作站、数据库服务器或者主机上的各种数据库格式。

大型数据库解析。在大型公司中，Access特别适合创建客户／服务器应用程序的工作站部分。

2.1.2 Access 2016新增功能

Access 2016是微软公司Office办公套件中的又一个里程碑版本，该版本不仅保持了2013版的所有功能和特性，而且新增了丰富多彩的边框、新主题和较大的对话框等功能。

1. 新增多彩新主题

Access 2016版本中新增加了多彩的（Colorful）主题，将更多色彩丰富的选项加入其中，其风格与Modern应用类似。用户可通过执行【文件】|【选项】命令，在弹出的【Access选项】对话框中的【常规】选项卡中设置【Office主题】选项，来选择所需要使用的彩色主题。

2. Clippy助手回归

在Access 2016版中增加了Clippy的升级版Tell Me。Tell Me是全新的Office助手，可以帮助用户快速查找或搜索一些帮助。例如，将图片添加至文档，或者解决其他故障问题，等等。该功能和传统搜索栏一样，被当成一个选项放置于界面选项卡栏中。

3. 将链接的数据源信息导出到Excel

Access 2016新增了将所有链接的数据源的列表从Access数据库应用程序导入到Excel中这一功能，通过该功能可以帮助用户获取包括所有不同数据源及其类型的列表。

在Access 2016中，执行【外部数据】|【链接表管理器】命令，在弹出的【链接表管理器】对话框中，即可将信息导出到Excel中。

此时，Access会提示用户输入一个保存Excel工作簿的位置。输入保存位置后，Access会在新的工作簿中显示链接数据源信息，并显示链接数据源的名称、数据源信息和数据源类型。

4. 新增新颖的模板外观

Access 2016新增了桌面数据库模板，该版本将最常用的资产追踪、联系人、事件管理、学生和任务管理5个数据库模板重新设计，使其更具有现代的外观。

在Access 2016中，执行【文件】|【新建】命令，在【建议的搜索】框中搜索相应模板即可，例如“联系人”模板。

5. 较大的【显示表】对话框

在Access 2016中，增加了【显示表】对话框的默认高度，使用户可以轻松地在数据库中查看更多表和查询名称。

执行【创建】|【查询设计】命令，或者执行【设计】|【显示表】命令，即可打开【显示表】对话框。除此之外，若要在“关系”窗口中查看【显示表】对话框，则需要执行【数据库工具】|【关系】命令。

6. 面向SharePoint本地客户的Access Web应用

SharePoint 2016发布后，在其组织中同时使用SharePoint 2016和Access Services的用户将会发现一些改进的附加功能。

而在Access Services中也会增加一些适合SharePoint 2016的Access Web应用功能列表，包括下列9种：

□　级联控件。

□　改进的数据表筛选器。

□　相关项目控件增强功能。

□　图像存储和性能改进。

□　Office加载项与Access Web应用集成。

□　适用于Access Web应用包的其他打包和升级功能。

□　升级方案的部署宏操作。

□　锁定表防止编辑功能。

□　数据表相关的“在Excel中下载”功能。

2.1.3 Access 2016工作界面

Access 2016为用户提供了一个新颖、独特且简易操作的用户界面。其工作界面与Office其他组件的工作界面大致相同，也是由标题栏、功能区、状态栏等组成。

1. 标题栏

标题栏由快速访问工具栏、文档名称栏和窗口管理按钮等部分组成。

快速访问工具栏是Access提供的一组可自定义的工具按钮，在默认状态下，其中包含了【保存】、【撤销】、【恢复】和【自定义快速访问工具栏】等按钮。用户可单击【自定义快速访问工具栏】按钮，执行【其他命令】命令，将Access中的各种预置功能或自定义宏添加到快速访问工具栏中。

2. 选项卡

选项卡栏是一组重要的按钮栏，提供了多种按钮。用户在单击该栏中的按钮后，即可切换功能区，应用Access中的各种工具。另外，当用户双击选项卡名称时，可隐藏或展开选项组。

3. 选项组

选项组集成了Access中绝大多数的功能。根据用户在选项卡栏中选择的内容，功能区可显示各种相应的功能。

在功能区中，相似或相关的功能按钮、下拉菜单以及输入文本框等组件以组的方式显示。一些可自定义功能的组还提供了扩展按钮，辅助用户以对话框的方式设置详细的属性。

4. 导航窗格

当用户打开数据库或创建新数据库时，数据库对象的名称将显示在导航窗格中。导航窗格取代了早期版本的Access中所用的数据库窗口。用户可通过单击【百叶窗开／关】按钮来展开或隐藏导航窗格。

5. 选项卡式文档

在Access 2016数据库中，可以用选项卡式文档代替重叠窗口来显示数据库对象。

用户可通过执行【文件】|【选项】命令来启用或禁用选项卡式文档的显示。

6. 记录导航按钮

记录导航按钮主要用于查看文档中的记录内容，包括第一条记录、上一条记录、当前记录、下一条记录、尾记录和新（空白）记录等按钮。

7. 状态栏

状态栏可显示当前所使用的视图模式以及Access中可切换的视图模式、启用Num Lock时的数字模式。

在状态栏的自定义区域内右击，在弹出的菜单中选择相应的选项，即可自定义状态栏。

2.1.4 Access 2016中的对象

Access数据库是一个简单、可视化的数据库操作系统，一切数据库操作功能几乎都可以通过界面进行操作。但是若要实现数据操作的具体功能，则需要通过选择数据库相应的对象来进行操作。

1. 表对象

表对象是整个数据库中的基础。它主要用于存储用户所需要的数据信息，也可以说是数据的容器。

表包含有关特定主题（如产品名称）的数据，表中的每条记录包含关于某个项目（如特定的产品）的信息。记录由字段（如产品编号、单位和单价）组成，而记录和字段通常也分别称作行和列。

数据库可以包含许多表，每个表用于存储不同主题的信息。另外，每个表可以包含许多不同类型的字段，包括文本、数字、日期和图片。

2. 窗体对象

窗体是一个数据库对象，可用于为数据库应用程序创建用户界面。“绑定”窗体是直接链接到数据源（如表或查询）的窗体，并可用于输入、编辑或显示来自该数据源的数据。

另外，用户也可以创建“未绑定”窗体，该窗体不会直接链接到数据源，但仍然包含操作应用程序锁需要的命令按钮、标签或其他控件。

除此之外，使用窗体还可以控制其他用户与数据库数据之间的交互方式。例如，可以创建一个只显示特定字段且只允许执行特定操作的窗体。这有助于保护数据并确保输入的数据正确。

3. 查询对象

查询是对数据结果、数据操作或者这两者的请求。可以使用查询回答简单问题，执行计算，合并不同表中的数据，甚至添加、更改或删除表数据。

例如，执行【创建】|【查询】|【查询设计】命令，在弹出的【显示表】对话框中选择所需添加的表，单击【添加】按钮。

然后，在【进货员编号】列的【条件】单元格中，输入“[ ]”（方括号），并按Ctrl+S键进行保存；在弹出的【另存为】对话框中输入“进货员编号查询”文字，并单击【确定】按钮。

此时，在【导航】窗格中，展开【查询】组，将显示【进货员编号查询】表。双击该表，在弹出的【输入参数值】对话框中输入004编号，单击【确定】按钮，即可在查询表中显示其查询结果。

一般情况下，用于从表中检索数据或进行计算的查询称为选择查询，用于添加、更改或删除数据的查询称为操作查询。

4. 报表对象

报表可用来汇总和显示表中的数据。一个报表可以描述一些问题，并做出简单的回答。例如，用户可以通过报表来查看每单出货的销售金额。

报表可在任何时候运行，而且将始终反映数据库中的当前数据。通常将报表的格式设置为适合打印的格式，但是报表也可以在屏幕进行查看，导出到其他程序，或者以电子邮件的形式发送。

5. 宏对象

用户通过制作的宏可以减化一些重复而烦琐的操作。例如，可将一个宏附加到窗体的某一命令按钮上，这样每次单击该按钮时，所附加的宏就会运行。

首先，执行【创建】|【窗体】|【窗体设计】命令，在该模式下，双击视图中的任意位置，打开【属性表】窗格。激活【事件】选项卡，单击【单击】文本框后面的【浏览】按钮。

然后，在弹出的【选择生成器】对话框中选择【宏生成器】选项，并单击【确定】按钮；在弹出的对话框中单击【添加新操作】下拉按钮，在其下拉列表中选择需要执行的命令。

最后，在展开的新对话框中设置操作数据表及记录内容即可。

6. 模块对象

模块与宏一样，可用于向数据库中添加功能的对象。

在Access中，用户除了通过宏操作来减化对象部分的操作外，还可以通过Visual Basic for Applications (VBA)的宏语言编写模块。

模块是声明、语句和过程的集合，它们作为一个单元存储在一起。一个模块可以是类模块，也可以是标准模块。例如，在【Microsoft Visual Basic for Applications-图书销售管理系统】窗口的【代码】编辑区中编写数字四舍五入方法。

其代码如下：