如何开会不添堵:消除拖延、误解与对抗
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“妈,你听我说呀。”

周五晚上,葵刚坐到餐桌前,就开始跟妈妈说起了今天在公司里发生的事。葵现在仍然和父母住在一起。

“今天开会超困的,我一直盯着晴空塔发呆。”

“哎呀,那可真是够难熬的。”妈妈一边往桌上摆菜,一边应道。

“公司里的前辈在我旁边睡着了。”

“呵呵,下次得把他叫醒呀。不过,睡着了还能照拿工资,真不错。”妈妈言语温柔,却一针见血。

“唔!我没睡啦!只是平常的工作已经很无聊了,没想到第一次开会更无聊,跟我参加工作之前想象的完全不一样啊。不过工作赚钱可能本来就无法舒服自在吧,我得好好加油才行。”

“哦?会议跟你那些前辈们形容的一样?”

在客厅看报纸的爸爸插了句嘴。

“要是觉得会议无聊,那就把它变得充实又有趣不就好了吗?”爸爸轻轻松松就道出了正确答案。

葵的爸爸偏好理性主义,只要是合理的意见他都会接纳。他会大大方方、一针见血地说出自己的看法,也会将自己认同的理念贯彻到底,是一个毫无破绽、优秀过头的人。他的确具备一个领导业务改革的顾问应该具备的特质,但对于性格保守的葵来说,她并不太擅长应付爸爸这样立场坚定的一面。

(看来要继续昨晚的话题了……)葵心里多少觉得有些厌烦,但还是转过身对着坐在桌子对面的爸爸说道:

“可是,连一流大企业都这样开会,那这种开会方式也没什么不妥吧?”

“是吗?你爸我倒是经常跟大企业来往,但我没见过他们开过什么像样的会议。哟!今天做了新菜呀?”爸爸高兴地看着晚饭,他这看似随意的一句话却让葵无比在意。

“真的?”

“嗯。话说回来,你想过‘这辈子要花多少时间在会议上’了吗?”

“开会的时候想过。”

“挺行啊!第一次开会偷闲!可喜可贺!”

“爸你真是的!别嘲笑人家了啦!”

葵告诉了爸爸自己算出的答案——开会时间约长达3万小时,占据职业生涯总时长(以7.5万个小时计算)的四成,想到这里葵就觉得头晕目眩。 “算得好。也就是说,你要咬牙忍受这么长时间。”

爸爸的话让葵嘟起了嘴,但她还是默默地点了点头。爸爸说的确实没错。

“人一生有20% ~ 30% 的时间用于睡眠,这个比例已经相当大了,而忍受无聊的会议就相当于每天睡觉时被噩梦缠身。换成我的话,我可绝对受不了过这样的生活。”

“这例子有点极端了吧!太牵强了!不过我确实觉得,要是现实能跟理想再接近一点就好了。”

“那你理想中的会议是什么样的呢?”

“嗯,这个嘛,我进公司以前,以为开会就像电视剧里演的那样,比如会用投影仪来一场精彩的展示之类的。还有就是,大家都会自由地发表意见,最后果断地拍板:‘就这么办!就这么决定!’然后散会。这大概就是我理想中的会议吧。”

“原来如此。那你为什么不喜欢现在这种开会方式呢?等一下,我去拿个笔记本。”

可能是当顾问的职业病,葵的爸爸在认真听某些话、想某些事的时候,肯定会往笔记本上记录些什么。他去拿笔记本,说明是要动真格的了。这样一来,葵就只能老老实实地陪爸爸讨论下去了。

“今天的例会是这样的……”

葵一边回想一边描述今天会议的情况,爸爸则在笔记本上写下了“例会情况”几个字,又在下方列出了几个要点。

爸爸的笔记

<例会情况>

•让人感觉最后什么都没决定。

•虽然感觉有什么决定,但不清楚具体应该干些什么。

“哈哈,这可真是典型的低水平会议。其实只要有个负责‘引导’facilitation,也译作建导,是一种先进的参与性领导技术, 意思是对群体进行建设性的引导与服务, 对群体中的互动过程提供结构性的帮助, 按照专业化的程序和技术来引导群体的活动而使之达成最佳效果。——编者注的人,情况就会一下子好转许多。”

“我听说过‘引导’。就是安排一个中立的会议主持者,用逻辑模型、便签纸之类的来讨论,对吧?感觉上是引导大家去愉快地探讨问题。可我只是个底层小职员,怎么可能突然说出‘咱们用逻辑模型来讨论吧’这种话啊。”

“你知道的还不少啊。你说的确实没错,但理解得有点偏差。”

爸爸换上一副认真的表情后继续说道:

“引导指的是‘促进和简化’,也就是去促进为了达到某一目的而进行的活动。会议引导其实就是‘促进会议、简化会议’。开会不就是为了做出决定吗?所以引导就是用来促进并简化做出决定的过程的一种技术。为此我们要付出各种各样的努力,这些行为就是引导。”

爸爸说着,在笔记本上写下了几个关键词。

“逻辑模型只不过是众多引导方法中的一种,不一定非得用模型来促进会议。再说了,模型这东西,就算是专家用起来都不容易。”

“哇!爸你知道的好多呀。”

葵看看爸爸的脸,又看看笔记本,佩服地感叹道。

“你爸我一直在做引导型的咨询顾问啊。我没跟你说过吗?我是专业的引导师,有很多类似于NNP公司的大公司都是我的客户,我一直在努力引导他们的会议!”

爸爸的笔记

引导(动词,facilitate):促进、简化。

引导(名词,facilitation):促进并简化某一活动(为了达到某一目的而进行的活动)的一种技术。

会议引导:用于促进并简化做出决定的过程的一种技术。

爸爸脸上露出些许得意之色。

“我根本不知道。可是这跟我没关系啊,我们公司肯定不会说什么‘要做引导’,而且也根本没有我这种新人说话的份儿。”

“你不想改变会议的现状吗?反正怎样都是开会,会议这么无聊岂不是你自己吃亏?!你想每天都被噩梦缠身吗?”

葵微微地皱了下眉头,说道:

“算了,很丢人的,我也不像爸你那么主动。算啦,就这样吧。想改变那种会议是不可能的。”

看来爸爸积极的性格似乎并没有遗传给葵。

“没事的!既然这样,爸爸就来教你一些引导的技巧,下次再开会时你不妨试试看。要是不起任何作用,你到时候再放弃也不迟。不能什么都不做就放弃!”

爸爸的强势中多了几分固执。

“这……我真的不愿意。”

“你爸我还做过这方面的培训,有人愿意花几十万日元来听讲,现在我教你可是免费的哦。”

“我又没求你教我。”

“那这样吧。要是我的法子好,你们的会议有所改善的话,咱们一家三口就去高级餐厅吃晚饭,怎么样?”

“呀,这个好!葵,你加把劲儿呗?”一直在准备晚饭的妈妈突然插了句嘴,“之前我在杂志上看到外苑前位于日本东京地铁银座线的铁路车站。——译者注有一家不错的法国餐厅,早就想去了。”

“妈,这跟你没关系啦。”

葵嘟起嘴抗议,可妈妈已经万分期待了。

“咱们一家人偶尔也一起出去吃顿饭嘛。我还不是总给你做便当,你都这么大了,明明可以自己做啊。”

(糟了,真是自找麻烦。)

“嗯——那我该怎么办呢?”

葵转过头对爸爸说道。