二 信息管理及其发展
数据同消息、情报、新闻、信号等其他的信息载体一样，只有通过排列、整理、比较、分析、挖掘，才能得到其内含的信息。并不是任何数据对任何人都意味着信息的存在。如果说数据的作用在于提供情况，那么信息的作用则要进一步减少或排除不确定性，以提高决策的科学性。党的十六届三中全会指出，要树立全面、协调、持续、科学的发展观，切实抓好发展这一执政兴国的第一要务。为此，我们必须改善和加强有效的信息保障，把发展过程中的不确定性以及与之相联系的风险降到最低限度。
但信息总是不充分、不完备、非对称、有成本的，要为政府部门、企事业单位等组织提供有效的信息保障，有必要在信息化过程中切实抓好信息管理工作。
信息管理是在数据管理基础上发展起来的，但它的内容远比数据管理丰富得多。现代信息系统的建设极大地推进了信息管理的发展。有效地开发和利用信息资源是信息管理的一个重要目的。
信息管理又称信息资源管理。在英国等欧洲国家多用前一个术语，而在美国则多用后一个术语。尽管在学术界个别学者认为这两者有些区别，有的认为信息资源管理只是信息管理的一部分内容，而有的学者却认为信息管理只是信息资源管理的一部分内容。这种分歧同他们对信息和信息资源的狭义或广义的理解有关。广义的信息除社会信息外，还包括自然信息。广义的信息资源除信息内容外，还包括与信息流转过程相联系的人、财、物等其他资源。为简化计，我们在这里只讨论社会信息（包括经济信息）内容本身的管理问题。
从历史上看，信息管理可追溯到古代国家在公共管理中对记录从产生到销毁全过程控制的记录管理。还有历史上延续至今的档案管理、文书管理，以及图书报刊、科技情报、文献和其他文字的或视听影像的出版物的管理，这些都与信息管理有关。但与信息系统、信息网络相联系的现代意义上的数字化信息管理，其历史要短得多，到20世纪七八十年代才出现。
“信息资源管理”一词，最早是在美国联邦文书委员会1977年出版的《信息资源管理》专题报告中提出来的。1980年，美国通过的《文书削减法》对这个新概念正式加以肯定，并授权每个政府部门委派一名相当于部长助理的官员担任首席信息官（CIO），负责本部门的信息资源管理工作。后来美国企业也出现了CIO这一重要职位。当前我国各界正在积极呼吁和酝酿建立企业的CIO制度。
现代信息管理是在传统信息管理的基础上伴随着现代信息技术的发展、现代管理理论和实践的发展而发展起来的。在这一发展过程中，由于反映发展阶段的认识的差异，出现过不同的信息管理学说。例如：
1．技术集成学说。认为信息管理的发展由先进信息技术的引入、推广、更新和集成来决定，信息管理就是以计算机系统或网络为基础的管理信息系统（MIS）的延伸，偏重于信息技术或信息系统以及与它们相关联的资源的管理。
2．信息集成学说。认为信息技术虽然很重要，但只是工具或手段，信息本身（即内容）才起决定性作用，信息管理不能局限于对电子化信息和组织内部信息的管理，而应运用技术的和非技术的方法，对处于从形成到处置整个生命周期中的全部信息（包括组织外部的信息），进行集成的管理，这种管理包括规划、组织、调配、指挥和控制等，并且要把注意力集中到信息资源使用的效益上。
3．全面综合集成学说。认为信息技术和信息内容在信息管理中要通过融合趋向一体化，不仅电子数据处理技术、管理信息系统技术、办公自动化技术、电信技术、微机及其联网技术等要进一步一体化集成，而且来自不同信息源的一切类型的信息，包括已有信息与新获取的信息、组织内部信息与从外部得到的信息、电子化信息与传统手工处理的非电子化信息、正规的信息与非正规的信息等，也要进行综合集成。
比较上述三种学说，第三种学说更有利于推进信息管理的发展。那种简单地用管理信息系统（即MIS）取代信息管理系统（IMS）的观点和做法，对发展信息管理是有害的。
应当注意：信息技术部门要重视信息本身，而传统信息部门要应用现代信息技术；对各个业务单位或管理部门的信息工作要进行协调和集成，以便共同为实现组织的战略目标提供服务；还须把信息资源用到战略管理上去。信息管理的目标、战略、规划与组织，须同本组织的目标、战略、规划与组织保持一致，并为之服务。
信息管理并非是单一的专业性职能管理，而是复杂的综合管理，它本身就意味着跨部门的协调和集成，其目的是要解决所在组织的信息问题并以最低成本、最高效率实现该组织的目标。
在信息管理中，有技术、行政、经济、法律、政策等多种手段。其中，法律和政策这两种手段对国家范围的信息资源进行管理尤为重要。信息管理需要立法，包括成文法和案例法。发达国家十分重视信息立法工作。例如，美国从第95届国会到第98届国会先后共颁布了92项有关政府信息系统建设、信息开发利用、信息交流与传播等方面的法律。对信息政策的制订和执行，也应引起高度重视。因为信息政策在规范和调控信息行为方面的作用，既比它据以制订的信息法律起作用来得快，又比体现其原则的信息规章制度产生的影响来得大。各国的主要信息管理部门一般靠信息政策来管理众多的信息活动。
就企业信息管理来说，既要履行国家的信息法律，又要贯彻政府的信息政策，更应综合运用经济的、行政的、技术的手段，规范和调控企业的信息行为，开发和利用企业的信息资源，充分发挥信息在企业决策和发展中的作用。